KassaPrime POS•Untuk: Manager Toko•Kategori: Produk & Bahan Baku

Panduan Pembelian Stok & Purchase Order (PO) ke Supplier

Alur pengadaan barang: buat Purchase Order, terima barang masuk gudang, pencatatan harga modal baru, dan mutasi stok otomatis.

A. Alur Pengadaan Barang yang Tertib & Terkontrol

Pengadaan barang dagangan dan bahan baku yang tercatat rapi mencegah terjadinya kelebihan stok (overstock) yang mengikat modal kerja, maupun kekosongan stok (stockout) yang membuat toko kehilangan potensi penjualan.

Petunjuk: Selalu buat dokumen Purchase Order (PO) sebelum melakukan pemesanan ke distributor agar spesifikasi harga dan jumlah barang terdokumentasi resmi.

B. Membuat Dokumen Purchase Order (PO) Baru

Buka menu Pembelian & PO dari bilah navigasi kiri.

Klik tombol Buat Pesanan Pembelian (PO).

Pilih nama Supplier dari daftar mitra pemasok, atau tambahkan kontak supplier baru.

Pilih daftar produk jadi atau bahan baku yang hendak dipesan beserta kuantitas barangnya.

Periksa kesesuaian harga beli kesepakatan dan masukkan tanggal estimasi barang tiba di toko.

Klik Simpan Dokumen PO. Dokumen pemesanan resmi siap dicetak atau dibagikan ke supplier via WhatsApp.

C. Penerimaan Barang Masuk di Gudang (Receiving)

Saat armada kurir distributor tiba mengantarkan pesanan barang di toko:

Buka dokumen PO yang bersangkutan pada menu Pembelian & PO.

Cocokkan fisik barang yang diturunkan dengan surat jalan distributor (periksa kondisi kemasan, tanggal kedaluwarsa, dan jumlah unit).

Klik tombol Terima Barang (Receive Items).

Masukkan kuantitas riil yang diterima dalam kondisi baik. Jika ada barang rusak atau kurang, masukkan selisih pada kolom barang retur.

Klik Konfirmasi Penerimaan. Stok fisik di gudang KassaPrime otomatis bertambah tanpa perlu input manual di menu produk.

D. Pembaruan Harga Modal (HPP) & Mutasi Stok Otomatis

Update HPP Otomatis: Jika supplier menaikkan harga kulakan barang, sistem otomatis memperbarui nilai HPP modal produk sehingga kalkulasi marjin laba tetap akurat.
Audit Mutasi Stok: Setiap barang masuk dari PO akan tercatat di log kartu stok sebagai mutasi masuk bertipe pembelian (purchase receiving) lengkap dengan nomor referensi PO dan nama staf penerima gudang.

Panduan Terkait Lainnya

Semua Panduan

Produk & Bahan Baku

Resep Menu & Pengurangan Bahan Baku Otomatis

Otomasi pemotongan stok bahan baku mentah (biji kopi, susu, kemasan) setiap kali menu utama terjual di kasir.

Setup Awal Toko

Setup Toko Baru dalam 5 Menit

Langkah kilat mengatur profil bisnis, nama toko di struk, cabang, akun kasir, dan mulai jualan.